Como administrar o tempo e definir prioridades

Você já deve ter ouvido falar na expressão ‘apagar incêndio’. Essa expressão é muito utilizada no meio corporativo para traduzir aquela pessoa que trabalha somente atendendo a demandas que surgem ao decorrer do dia. Em resumo, são aquelas pessoas que não sabem definir prioridades.

Com isso acabam perdendo tempo e energia com tarefas que não podem ser prorrogadas e também não foram planejadas inicialmente para serem resolvidas naquele dia e com a rapidez que precisam.

Neste artigo irei te ensinar uma técnica para administrar melhor seu tempo, definir prioridades e evitar que esse tipo de situação aconteça. Vamos lá?

O preço dos incêndios diários

Geralmente, as pessoas que trabalham dessa forma sentem-se muito mais cansadas que as demais. Isso ocorre por terem suas energias sugadas pela resolução dessa tarefa ao longo do dia.

Ao final do dia ela percebe que não foi feito nada do planejado e então se sente desmotivada e menos produtiva.

Quando ocorrem os ‘incêndios’, o trabalho previsto para ser realizado naquele dia acumula para o dia seguinte, ou até mesmo para quando der tempo para resolver.

Isso faz com que se mantenha uma reação em cadeia, pois as tarefas que não forem resolvidas no prazo vão, aos poucos, se tornando também ‘incêndios’ que devem ser solucionados.

Um exemplo disso é quando você tem que sair do seu ambiente profissional para atender um cliente que não estava agendado fora do escritório.

Você terá o gasto do tempo de deslocamento ida e volta e também da reunião com o cliente. Esse fator em uma capital que possui trânsito considerável torna-se um prejuízo estrondoso à produtividade do dia.

Não se pode deixar essas questões sem resoluções e elas tomam muito tempo do nosso dia até serem solucionadas.

Mas então, o que fazer para sanar esse problema?

Definir prioridades e evitar os incêndios

Existem alternativas para solucionar este problema e abaixo irei listar algumas sugestões para você escolher o que se adequar melhor à sua realidade.

Faça um planejamento semanal

No início de toda semana faça um planejamento básico de suas tarefas importantes.

Eu faço isso por meio de anotações (amo escrever). Então, sinalizo minhas atividades em que o prazo para a conclusão está se esgotando para serem realizadas com prioridade, depois as atividades que ficaram sem solução e também aquelas que vão precisar de uma dedicação de tempo maior.

Dessa forma, consigo definir prioridades e memorizar mais facilmente as tarefas que podem se tornar incêndios e ainda consigo ter uma visão maior da evolução dos meus projetos.

Use e abuse da tecnologia

Você também pode utilizar um aplicativo de tarefas pendentes para ir acompanhando e retirando os lembretes de acordo com as resoluções. É importante ter em mente que nem toda tarefa precisa necessariamente ser realizada por você. Contudo, a maioria delas vai precisar que você supervisione ou então esteja presente.

Já fui adepta das listas também. Criava uma lista diária de todas as tarefas que eu faço e que não precisam necessariamente ser executadas por mim, como por exemplo, responder emails de clientes com dúvidas simples, atendimento telefônico, confirmação de compromissos, etc.

Os aplicativos permitem que você compartilhe com seu grupo de trabalho ou membros da família as atividades que precisam ser realizadas. Assim, todos sabem quais são as prioridades para aquela semana e ninguém sai sobrecarregado.

Delegue algumas atividades do seu trabalho ou do seu dia-a-dia

Nem tudo precisa ser necessariamente realizado por você. Algumas atividades que precisam ser feitas mas não requerem toda sua atenção podem ser passadas para um segundo plano e enviadas para outras pessoas realizarem.

Esse é um dos métodos que eu mais gosto de utilizar. Com ele eu economizo cerca de 2/3 to tempo que eu gastaria para realizar determinadas tarefas, pois meu trabalho será apenas explicar como elas devem ser feitas e depois revisar. Hoje existem empresas que oferecem esses serviços a preços muito acessíveis.

No tempo livre atuava me dedicando a tarefas que não podem ser repassadas. Criar tempo para mim era fundamental para conseguir me dedicar às atividades que precisam da minha presença e dedicação exclusiva.

Caso houvesse algum ‘incêndio’, daqueles que realmente é preciso parar tudo mesmo (imprevistos acontecem, por mais que exista um planejamento) conseguia resolver pessoalmente sem me desgastar.

Economizar essa energia me deixa mais motivada para as demais tarefas e mais criativa para encontrar soluções para os problemas.

Resultado: os incêndios diminuíram gradativamente.

Considerações finais

Percebendo os efeitos positivos na minha vida de definir prioridades e delegar aquilo que não era necessário que eu executasse, montei uma equipe para ajudar pessoas que precisam delegar algumas atividades para economizar tempo e ter foco no que precisam fazer.

A Staff Assistentes Virtuais, trabalha exatamente com as tarefas que você pode delegar. Meus clientes me enviam suas tarefas e eu garanto que minha equipe irá atendê-los com maior rapidez e dedicação possível. Se você quiser conhecer meu trabalho, acesse meu site clicando aqui.

Este artigo foi produzido pela Bárbara Isadora, fundadora da Staff Assistentes Virtuais. Para conhecer mais sobre o trabalho da autora clique neste link.

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